Datenschutzerklärung

Stand: 7. November 2026

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer App STAPLE. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Robin Arndt

Bahnhofstraße 7

48565 Steinfurt, Deutschland

Telefon: +49 15678 335341

E-Mail: staple.labs@gmail.com

Hinweis: Eine ladungsfähige Anschrift ist gemäß Art. 13 DSGVO und § 5 DDG gesetzlich verpflichtend.

2. Welche Daten wir erheben

STAPLE erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Funktionen erforderlich ist:

Anmeldedaten: Name, E-Mail-Adresse und Profilbild über Google Sign-In (OAuth 2.0).
Bibliotheksdaten: Von Ihnen eingetragene Bücher, Bewertungen, Notizen und Lesefortschritte.
Nutzungsdaten: Lesestatistiken, Ziele und Gewohnheiten, die Sie selbst erfassen.
Soziale Daten: Wenn Sie das Freundes-Feature nutzen, werden Ihre Leseaktivitäten (Buchtitel, Aktionstyp, Zeitstempel) in einer geteilten Datenbank gespeichert und sind für Ihre Freunde sichtbar. Sie können dies in den Privatsphäre-Einstellungen der App jederzeit deaktivieren.
Community-Beiträge: Über die Roadmap eingereichte Ideen werden mit Ihrem Anzeigenamen gespeichert und sind für alle angemeldeten Nutzer der App sichtbar.
Nutzungsanalyse (Telemetrie): Beim Onboarding werden anonymisierte Ereignisse (z. B. „Onboarding abgeschlossen“) mit Ihrer User-ID erfasst, um die App zu verbessern. Es werden keine Inhalte, Suchanfragen oder Verhaltensprofile erstellt.
Push-Benachrichtigungen (freiwillig): Wenn Sie die Lese-Erinnerung einschalten, speichern wir ein Geräte-Token, über das wir Ihnen Nachrichten schicken können. Schalten Sie sie in den Einstellungen aus, löschen wir das Token. Bis November 2026 haben wir zusätzlich die Zeitzone Ihres Geräts gespeichert, damit Hinweise auf Himmelsereignisse nur dort ankamen, wo sie zu sehen waren. Diese Hinweise gibt es nicht mehr; gespeicherte Zeitzonen werden gelöscht. GPS- oder andere Ortungsdaten erheben wir nicht.
Server-Log-Files: Beim Aufruf der App werden technisch bedingt Browsertyp, Betriebssystem, IP-Adresse und Uhrzeit der Anfrage erfasst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Kamera-Berechtigung & KI-Verarbeitung

STAPLE fragt nach Zugriff auf Ihre Kamera ausschließlich für den ISBN-Barcode-Scanner und den KI-Regal-Scan. Die Kamera wird nur aktiv, wenn Sie den Scanner manuell öffnen.

Bilder für den KI-Regal-Scan werden verschlüsselt an die Google Gemini AI API übermittelt, um Buchtitel und Autoren zu erkennen. Diese Übermittlung erfolgt via HTTPS; Bilder werden nach der Verarbeitung laut Anbieter nicht dauerhaft gespeichert. Grundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Dienste von Drittanbietern

Wir nutzen Dienste der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Es wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen.

Google Firebase (Authentifizierung & Datenbank)

Wir nutzen Firebase Authentication und Cloud Firestore. Ihre Daten werden in Google-Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert.

Firebase Cloud Messaging (Push-Benachrichtigungen)

Push-Benachrichtigungen versenden wir über Firebase Cloud Messaging. Zugestellt werden sie über den Push-Dienst Ihres Browsers bzw. Betriebssystems (z. B. Google bei Chrome und Android, Apple bei Safari und iOS, Mozilla bei Firefox). Dabei werden das Geräte-Token und der Inhalt der Nachricht übermittelt.

Google Books API

Für die Buchsuche werden Suchanfragen inkl. Ihrer IP-Adresse an Google übermittelt, um Buchmetadaten abzurufen.

Google Gemini AI API

Anfragen für den KI-Scanner und den Lese-Zwilling werden verschlüsselt an Google übermittelt.

Open Library (Internet Archive)

Für die Anzeige von Buchcovern werden Anfragen an covers.openlibrary.org gesendet. Dabei wird Ihre IP-Adresse technisch bedingt übermittelt. Betreiber ist das Internet Archive, 300 Funston Avenue, San Francisco, CA 94118, USA. Weitere Informationen: archive.org/about/terms.php

Sentry (Fehlerberichte)

Damit wir Fehler schnell finden und beheben können, sendet die App bei Abstürzen und fehlgeschlagenen Speichervorgängen einen technischen Fehlerbericht an Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA). Die Berichte werden in einem Rechenzentrum in der EU (Frankfurt am Main) gespeichert. Ein Bericht enthält die Fehlermeldung, die App-Version, Gerät und Browser, Sprache und Design der App sowie eine pseudonyme Kennung, die aus Ihrer Konto-ID berechnet wird – nicht Ihren Namen und nicht Ihre E-Mail-Adresse. Ihre IP-Adresse wird dabei technisch bedingt übermittelt. Die Berichte werden spätestens nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Weitere Informationen: sentry.io/privacy

Hinweis zum USA-Transfer: Google verarbeitet Daten teilweise in den USA. Google ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Zudem liegen Standardvertragsklauseln vor, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu garantieren.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) zur Bereitstellung der App-Funktionen.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Nutzung der KI-Features und für Push-Benachrichtigungen. Die Einwilligung in Push-Benachrichtigungen können Sie jederzeit in den App-Einstellungen oder in den Einstellungen Ihres Browsers widerrufen.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse) zur Gewährleistung der App-Sicherheit, zur Fehleranalyse (Sentry) und zum Betrieb der Server-Infrastruktur (Server-Logfiles).

6. Datenspeicherung & Löschung

Ihre Daten werden gespeichert, solange Ihr Konto aktiv ist. Sie können Ihr Konto und alle damit verbundenen Daten jederzeit in den App-Einstellungen löschen oder uns per E-Mail kontaktieren. Nach der Löschung werden die Daten innerhalb von 30 Tagen aus unseren aktiven Systemen entfernt.

7. Ihre Rechte (DSGVO Art. 15–21)

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: staple.labs@gmail.com

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

8. Datensicherheit

Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt über HTTPS (SSL/TLS). Firebase-Sicherheitsregeln stellen sicher, dass nur authentifizierte Nutzer auf ihre eigenen Daten zugreifen können.

App-Ressourcen (HTML, CSS, JavaScript) werden über einen Service Worker lokal im Browser gecacht, um die App auch bei schlechter Verbindung nutzbar zu halten. Dieser Cache enthält ausschließlich technische Ressourcen — keine Passwörter, Zahlungsdaten oder persönliche Inhalte.

Privacy Policy

Last updated: November 7, 2026

Thank you for your interest in our STAPLE application. Protecting your personal data is a top priority for us. Below, we provide comprehensive details on how your data is collected and processed in compliance with the General Data Protection Regulation (GDPR).

1. Data Controller

The controller responsible for data processing pursuant to the GDPR is:

Robin Arndt

Bahnhofstraße 7

48565 Steinfurt, Germany

Phone: +49 15678 335341

Email: staple.labs@gmail.com

Note: Providing a full legal address is mandatory under Art. 13 GDPR and § 5 of the German Digital Services Act (DDG).

2. Data We Collect

STAPLE collects and processes personal data strictly to the extent necessary to provide the features of the app:

Account Information: Name, email address, and profile photo via Google Sign-In (OAuth 2.0).
Library Data: Books you add, ratings, reviews, quotes, notes, and reading progress.
Usage Data: Reading statistics, reading timer logs, reading goals, and self-tracked habits.
Social Data: When using the reading circle/friends feature, your reading activities (book title, action type, timestamp) are stored in a shared database and visible to your friends. You can disable this at any time in the app privacy settings.
Community Contributions: Feature requests and ideas submitted via the Roadmap are stored with your display name and visible to authenticated app users.
Telemetry & Analytics: Anonymized onboarding events (e.g. "onboarding completed") are recorded with your user ID to improve app stability and UX. No personal content, search queries, or behavioral profiling are collected.
Push Notifications (optional): If you turn on the reading reminder, we store a device token that lets us send you messages. If you switch it off in the settings, we delete the token. Until November 2026 we also stored your device's time zone so that alerts about sky events only reached places where they could be seen. These alerts no longer exist; stored time zones are being deleted. We do not collect GPS or any other location data.
Server Log Files: When you access the app, your browser automatically transmits technical metadata (browser type, operating system, IP address, timestamp) pursuant to Art. 6 (1) (f) GDPR.

3. Camera Permissions & AI Processing

STAPLE requests access to your camera exclusively for the ISBN barcode scanner and the AI bookshelf scanner. The camera is activated only when you explicitly open the scanner interface.

Images captured for the AI bookshelf scan are transmitted in encrypted form (HTTPS) to the Google Gemini AI API to detect book titles and authors. According to the provider, these images are not permanently retained following processing. The legal basis for this processing is your explicit consent pursuant to Art. 6 (1) (a) GDPR.

4. Third-Party Services & Processors

We use services provided by Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland). A Data Processing Agreement (DPA) has been executed.

Google Firebase (Authentication & Cloud Database)

We use Firebase Authentication and Cloud Firestore. Your data is hosted in Google data centers located within the European Union.

Firebase Cloud Messaging (Push Notifications)

Push notifications are sent via Firebase Cloud Messaging and delivered through the push service of your browser or operating system (e.g. Google for Chrome and Android, Apple for Safari and iOS, Mozilla for Firefox). The device token and the content of the message are transmitted in the process.

Google Books API

When searching for books, search queries and technical IP metadata are transmitted to Google to retrieve book information and covers.

Google Gemini AI API

Prompts and queries for the AI shelf scanner and the Reading Twin are processed via Google's AI APIs over encrypted connections.

Open Library (Internet Archive)

To display cover images, requests are made to covers.openlibrary.org. Your IP address is transmitted as part of the HTTP request. The provider is the Internet Archive, 300 Funston Avenue, San Francisco, CA 94118, USA. Terms: archive.org/about/terms.php

Sentry (Error Reports)

To find and fix errors quickly, the app sends a technical error report to Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA) when a crash or a failed save occurs. Reports are stored in a data center in the EU (Frankfurt am Main, Germany). A report contains the error message, the app version, device and browser, the app's language and theme, and a pseudonymous identifier derived from your account ID — not your name and not your email address. Your IP address is transmitted for technical reasons. Reports are deleted automatically after 90 days at the latest. More information: sentry.io/privacy

Note on International Data Transfers: Google may process certain data on servers located in the United States. Google is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework and Standard Contractual Clauses (SCCs) are in place to ensure an adequate level of data protection.

5. Legal Bases for Processing

We process your personal data in accordance with the following legal grounds under the GDPR:

Art. 6 (1) (b) GDPR (Performance of a Contract) to operate and provide the core functions of the app.
Art. 6 (1) (a) GDPR (Consent) for optional AI-assisted features (bookshelf scan, reading twin) and for push notifications. You can withdraw your consent to push notifications at any time in the app settings or in your browser settings.
Art. 6 (1) (f) GDPR (Legitimate Interests) to guarantee app security and technical stability (including error reports via Sentry), and to prevent misuse.

6. Data Retention & Deletion

Your personal data is retained for as long as your account remains active. You can delete your account and all associated library data at any time directly in the app settings, or by contacting us via email. Following account deletion, your data is irrevocably removed from active databases within 30 days.

7. Your Rights (GDPR Art. 15–21)

Under the GDPR, you have the right to access, rectify, erase, restrict processing of, and receive a copy of your personal data, as well as the right to object to processing.

To exercise your rights, please reach out to us at: staple.labs@gmail.com

Right to Lodge a Complaint: You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. Our competent supervisory authority is:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Germany
www.ldi.nrw.de

8. Data Security

All data transmission between your device and our servers is secured using modern TLS/HTTPS encryption. Comprehensive Firebase security rules enforce strict access controls so only you can access your personal data.

App code and static assets (HTML, CSS, JavaScript) are cached locally in your browser via a Service Worker to enable offline usage. This offline cache contains only technical static files — never passwords, payment data, or personal profile data.